5个富有成效的专业视频会议的有用提示

华万中目云视频会  中目云视频  发布时间:2020-08-24

甚至在COVID-19危机来临之前,许多职场人士就已经习惯了视频会议软件,数十年来,线上工作更加频繁,并且各行各业的领导者不得不适应该虚拟世界的新怪癖和动态。

视频会议是这些数字技术中突出和强大的功能之一,它使远方的工人聚集在一起,以培养更多的创造力和团队合作精神。但是令人头痛的是新功能。

以下是一些有用的提醒,可帮助您充分利用视频会议。

1.提前设置权限。

第一个视频会议软件面世到现在已经很多年了。大多数主要的视频会议服务都可以执行各种新功能,例如共享屏幕或为小组讨论创建分组讨论室。这些功能以及更基本的功能(例如启用参与者的视频或音频)通常是为视频会议会话的主机保留的。

就像其他任何事情一样,准备是关键。请务必在通话开始前知道您打算向参与者扩展哪些权限。很多视频会议的服务为组织者在首次安排视频会议事件时设置这些权限提供了很大的余地。提前进行此工作有助于保持视频会议的顺利进行,并使组织者看起来有所准备。

2.尽量减少混乱。

曾经参加过视频会议的任何人都遇到了确定下一步该说谁的尴尬问题。“您继续吧–”“不,您–”“没关系,您–”在许多小组通话中都是无意义的对话。正如在面对面会议中那样,有主见的人很容易主导讨论,而相对安静的参与者则难以参与。(这也会加剧传统的种族和性别不平等。)

有几种方法可以解决这种浪费时间的问题。首先,通话中可以有一个参与者(通常是高级职员)进行主持,选择一个参与者结束时接下来要讲话的人。或者,您可以使用“放手”模型,在该模型中,讲话的人提名下一个讲话的人。

所有主要的视频会议工具都包含文本聊天功能。通话中的参与者可以在其他人讲话时表示他们希望在文本聊天中讲话,有时也称为“保持堆栈”。这些名称在聊天中的显示顺序可以用来确保每个人都有发言的机会。

3.充分利用您的背景。

我很想告诉您,每一个上司都会知道我们正处在前所未有的危机中,所以在参加视频会议时会选择忽略您的背景。但是就像您的着装一样,您的环境在视频会议通话中的外观将不可避免地影响人们的视线,而这种情况只会在我们在家中播放时间越长的情况下变得越来越普遍。

杂乱无章,杂乱无章的背景可能会导致某些人对您产生的偏见,这可能不公平,这使他们认为您的工作习惯也必须同样地杂乱无章。不要给他们机会。

尽可能在背景中选择简单。这里基本的选择就是简单地将自己放在空白墙前的椅子上。如果您使用台式机而不是笔记本电脑,或者您没有合适的位置参加视频会议,这种情况存在可能行很低。

在这种情况下,您应该尽力将杂物减少并清除所有可能分散注意力的物品。如果没有简单的背景,书架可能是一个有吸引力的选择。

4.如有疑问,请进行处理。

懒惰的人摆脱精心策划背景的方法是转而使用虚拟背景进行广播。Zoom之类的工具使用户能够从预选的背景图像中进行选择或上传自己的背景图像。(为此功能,请查看两个软件的视频选项。)

不用说,您选择的图像应该适合于工作场所设置。简单是极好的;复杂的图像(包括预先设置的动画选项)可能会不必要地分散通话中的其他人注意力,并以您希望避免的方式引起对背景的关注。有吸引力的风景图像以及棋盘格图案或条纹等简单图案都是常见的选择。

5.通过查看网络摄像头来缩小差距。

这是一个巨大的诱惑。当您在视频会议中讲话时,强烈地渴望在屏幕上凝视自己的脸。我们都想知道我们说话时的表情,而由于神经或表现焦虑而使这种冲动更加难以忽视。

问题是,当我们查看自己的图像时,我们没有查看网络摄像头,这可能是一个大错误。盯着自己的图像,意味着您的眼睛显得沮丧而凝神,就好像您不在关注当前的事物一样。由于大多数其他与会者在会议期间都在观看您的视频,因此这可能是个大问题。

相反,当您说话时,要训练自己,以使自己始终盯着实际的网络摄像头。您看起来会互相注视对方,使您显得自信而有力。虽然这刚开始看起来似乎是不自然的,但进行一些实践会使在网络摄像头中看起来就像是第二自然。结果将使通话中的其他所有人获得更专业,直接的印象。

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